Freigeben und Genehmigen ✅

Eines der am meisten nachgefragten Features, ist ein Freigabeprozess direkt innerhalb von Kontera. Wir haben eine ganze Liste an verschiedenen Szenarien von euch gehört, warum das nützlich wäre: * Vieraugen-Prinzip bei Zahlungen * Spesen genehmigen * Kontierung durch Treuhänder:in prüfen lassen * Belege zurückstellen, welche noch nicht bereit zum Verbuchen sind Wir haben viele eurer Wünsche in eine erste Version des Freigabeprozesses einfliessen lassen, und stellen euch das neue Feature hi

Eines der am meisten nachgefragten Features, ist ein Freigabeprozess direkt innerhalb von Kontera. Wir haben eine ganze Liste an verschiedenen Szenarien von euch gehört, warum das nützlich wäre:

  • Vieraugen-Prinzip bei Zahlungen
  • Spesen genehmigen
  • Kontierung durch Treuhänder:in prüfen lassen
  • Belege zurückstellen, welche noch nicht bereit zum Verbuchen sind

Wir haben viele eurer Wünsche in eine erste Version des Freigabeprozesses einfliessen lassen, und stellen euch das neue Feature hiermit offiziell vor.

Der Freigabeprozess steht ab sofort für alle Kunden von Kontera Gold und ab Kontera Treuhand 900 zur Verfügung.

Für alle Interessierten haben wir das Wichtigste am neuen Prozess hier zusammen gefasst.

Die neue Belegübersicht ergibt einen simplen Ablauf - Belege fliessen vom Todo in die optionale Freigabe, sind danach Kontiert und können nach der Synchronisierung unter "Verbucht" wieder eingesehen werden

Genehmigungen anfordern

Um einen Beleg in den Freigabeprozess zu geben, genügt bereits ein Klick.

Explizites Anfordern einer Freigabe

Beim Kontieren des Belegs erscheint am Ende eine neue Box welche sich um die Freigabe des Belegs kümmert. Dort können alle Benutzer gewählt werden, welche in deinen Mandanten eingeladen sind.

Du kannst den Beleg auch von dir selber freigeben lassen - Wenn du diesen z.B. bereits kontieren aber noch nicht verbuchen möchtest.

Eine Freigabe kann sowohl von einem einzelnen Benutzer als auch von mehreren gleichzeitig angefordert werden. Belege müssen dabei immer von allen Benutzern genehmigt werden, von denen eine Freigabe verlangt wird.

Regelbasierte Freigabe

Neben dem Anfordern von expliziten Freigaben, können auch Freigaberegeln erfasst werden. Du findest diese unter "Einstellungen" - "Freigaberegeln". Für alle Treuhänder:innen: Diese Regeln gelten immer pro Mandant.

Die Regeln erlauben es, entweder alle Belege einer Freigabe zu unterstellen, oder nur all jene welche bestimmte Bedingungen erfüllen. Momentan ist es möglich Belege einer obligatorischen Freigabe zu unterstellen welche:

  • Einen definierten Betrag erreichen / überschreiten
  • Einen Zahlungsauftrag enthalten

Diese beiden Regeln lassen sich dabei auch kombinieren. Wenn du keine Einschränkungen hinterlegst, gilt die Regel für alle kontierten Belege.

"Fordere von Pascal für alle Belege mit Zahlungsauftrag welche >= 1500 CHF als Brutto-Betrag enthalten eine Freigabe an"

Freigabe erteilen oder ablehnen

Werden Belege kontiert welche eine explizite Freigabe verlangen oder unter eine der erfassten Freigaberegeln fallen, erscheinen sie im neuen Tab "Freigabe".

Freigabeberechtigte haben dort die Möglichkeit, die Belege entweder direkt in der Übersicht, oder wahlweise in der Detailansicht freizugeben.

Belege können mit einem Klick freigegeben oder abgelehnt werden.

Wer Belege in der Detailansicht ablehnt, hat auch die Möglichkeit gleich einen Grund dazu zu liefern:

Mit Grund abgelehnte Belege zeigen den Ablehnungsgrund vor dem erneuten Bearbeiten

Generell gilt:

  • Belege müssen von allen Benutzern genehmigt werden, von welchen eine Freigabe angefordert wurde
  • Werden die Belege nach der erfolgten Freigabe nochmals bearbeitet, muss die Freigabe erneut erfolgen

Sobald alle erforderlichen Freigaben erteilt sind, ist der Beleg wie gehabt bereit zum Synchronisieren in dein Buchhaltungssystem. Der Freigabeprozess funktioniert dabei für alle Systeme welche Kontera anbindet.

Und täglich grüsst das Murmeltier...

Neu erhältst du auch automatisch jeden Morgen eine Mail, welche dich an ausstehende Freigaben erinnert. Dabei siehst du in welchen Mandanten wieviele Freigaben noch ausstehend sind. Wir berücksichtigen dabei alle Freigaben welche in den letzten 2 Wochen angefordert wurden.

Zudem...

Im Rahmen des Freigabeprozesses haben wir auch einige Anpassungen an den Benutzerkonten vorgenommen:

  • Neu kannst du nun in deinem Profil auch einen Vor- und Nachnamen hinterlegen. Zudem erhält jeder Benutzer automatisch eine ihm zugeordnete Farbe zur einfacheren Unterscheidbarkeit, oder wir ergänzen dein Profilbild mit seinem Gravatar.
  • Neu sind bereits bearbeitete Belege in der Ansicht welche du von schon verbuchten Belegen kennst. Möchtest du sie erneut bearbeiten, kannst du das wie gewohnt machen indem du oben rechts auf "Bearbeiten" klickst. Dies vereinfacht die Unterscheidung ob ein Beleg schon kontiert worden ist und verhindert versehentliches editieren.
  • Viele Ansichten haben ein visuelles Update erhalten und Kontera erhält ein moderneres Look and Feel.

Wie immer gilt - Wir freuen uns auf euer Feedback!