1. Über uns

In dieser Datenschutzerklärung (“Datenschutzerklärung”) wird erläutert, wie die Kontera GmbH (“Kontera”) Ihre Personendaten (d.h. sämtliche Informationen verstanden, die sich auf eine bestimmte oder bestimmbare Person beziehen) bearbeitet und schützt, wenn Sie (“Benutzer”) https://kontera.ch («Webseite») oder unsere über die Applikation https://app.kontera.ch (“Applikation”) angebotenen Dienstleistungen nutzen oder wo Kontera anderweitig auf diese Datenschutzerklärung verweist.

Wenn Sie Personendaten anderer Personen (z.B. Daten von Mitarbeitern oder Angestellten) bekannt geben, weisen Sie diese Personen bitte auf diese Datenschutzerklärung hin oder händigen ihnen diese aus. Teilen Sie Personendaten Dritter nur mit, wenn Sie dies dürfen und die Angaben korrekt sind.

Die Webseite und die Applikation wird von der Kontera GmbH, Niederlenzer Kirchweg 3, 5600 Lenzburg, Schweiz betrieben. Kontera ist dabei datenschutzrechtlicher Verantwortlicher für die unten beschriebene Datenbearbeitung.

Sofern in dieser Datenschutzerklärung oder in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen von Kontera nicht anders definiert, haben die in dieser Datenschutzerklärung verwendeten Definitionen dieselbe Bedeutung wie im Schweizer Bundesgesetz über den Datenschutz (DSG) bzw. der EU-Datenschutzgrundverordnung.

2. Art und Umfang der Erhebung von Personendaten

Allgemein

Wir bearbeiten in erster Linie die Personendaten, die wir im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung mit unseren Kunden und anderen Geschäftspartnern von diesen und weiteren daran beteiligten Personen erhalten oder die wir beim Betrieb unserer Webseite, der Applikation und weiteren Anwendungen von deren Nutzern erheben. Kontera setzt künstliche Intelligenz zur Automatisierung von Buchhaltungsprozessen ein. Dies umfasst insbesondere die automatische Erkennung und Klassifizierung von Belegen, die Extraktion von Rechnungsdaten sowie den Abgleich von Belegen mit Banktransaktionen. Die KI-gestützten Funktionen dienen der Effizienzsteigerung und unterstützen Benutzer bei der Verbuchung von Geschäftsvorfällen.

Soweit dies erlaubt ist, entnehmen wir auch öffentlich zugänglichen Quellen (z.B. Betreibungs-register, Grundbücher, Handelsregister, Presse, Internet) gewisse Daten oder erhalten solche von andere Gesellschaften innerhalb der Gruppe Mobiliar (siehe Ziffer 10 hiernach), von Behörden und sonstigen Dritten. Nebst den Daten von Ihnen, die Sie uns direkt geben, umfassen die Kategorien von Personendaten, die wir von Dritten über Sie erhalten, insbesondere Angaben aus öffentlichen Registern, Angaben, die wir im Zusammenhang mit behördlichen und gerichtlichen Verfahren erfahren, Angaben im Zusammenhang mit ihren beruflichen Funktionen und Aktivitäten (damit wir z.B. mit Ihrer Hilfe Geschäfte mit Ihrem Arbeitgeber abschliessen und abwickeln können), Angaben über Sie in Korrespondenz und Besprechungen mit Dritten, Bonitätsauskünfte (soweit wir mit Ihnen persönlich Geschäfte abwickeln), Angaben über Sie, die uns Personen aus Ihrem Umfeld (Familie, Berater, Rechtsvertreter, etc.) geben, damit wir Verträge mit Ihnen oder unter Einbezug von Ihnen abschliessen oder abwickeln können (z.B. Referenzen, Ihre Adresse für Lieferungen, Vollmachten, Angaben zur Einhaltung gesetzlicher Vorgaben wie etwa der Geldwäschereibekämpfung und Exportrestriktionen, Angaben von Banken, Versicherungen, Vertriebs- und anderen Vertragspartnern von uns zur Inanspruchnahme oder Erbringung von Leistungen durch Sie (z.B. erfolgte Zahlungen, erfolgte Käufe), Angaben aus Medien und Internet zu Ihrer Person (soweit dies im konkreten Fall angezeigt ist, z.B. im Rahmen einer Bewerbung, Presseschau, Marketing/Verkauf, etc.), Ihre Adressen und ggf. Interessen und weitere soziodemographische Daten (für Marketing), Daten im Zusammenhang mit der Benutzung der Website (z.B. IP-Adresse, MAC-Adresse des Smartphones oder Computers, Angaben zu Ihrem Gerät und Einstellungen, Cookies, Datum und Zeit des Besuchs, abgerufene Seiten und Inhalte, benutzte Funktionen, verweisende Website, Standortangaben).

Beim Besuch unserer Website (ohne Login)

Wenn Kunden den Online-Auftritt von Kontera ausserhalb des über Login geschützten Bereichs besuchen, protokolliert die eingesetzte Webserver-Technologie automatisch allgemeine technische Besuchsinformationen.

Bei Nutzung der Kontera Cloud-Software (mit Login)

Während des kostenlosen Testzugangs sowie bei der kostenpflichtigen Nutzung der Software Kontera innerhalb des über Login geschützten Bereichs, werden zusätzlich sämtliche vom Kunden während des Anmeldungsprozesses sowie im Rahmen der Nutzung der Software eingegebenen bzw. eingereichten Daten gespeichert. Dies ist insbesondere der Fall, wenn sich der Kunde registriert, Bestellungen durchführt, Online-Formulare ausfüllt, an Befragungen oder Wettbewerben teilnimmt, mit Kontera online oder offline korrespondiert oder mit Kontera über Social Media, Blogs oder andere interaktive Medien in Berührung kommt.

Hier werden in der Regel die Personenstammdaten (Name, Adresse, E-Mail-Adresse) sowie die zu dem jeweiligen Dienst erforderlichen Einstellungen erhoben.

Banking Funktionen

Bei der Nutzung der optional verfügbaren Banking-Funktionen (“Banken-Schnittstellen”) von Kontera bzw. bei der Anbindung des eigenen Kontos an eine Bank werden zwischen Kontera und der betreffenden Bank Daten ausgetauscht. Die Banken-Schnittstellen werden teils direkt in Zusammenarbeit mit der jeweiligen Bank, teils via Link-Plattform der SIX BBS AG zur Verfügung gestellt. Zu den bearbeiteten Daten zählen auch zahlungs- und bankspezifische Informationen wie IBAN, Kontoinformationen etc. Zum Zweck der Fehlerbehebung und Benachrichtigung speichert Kontera im Falle der Nutzung von Banking-Funktionen die folgenden Protokolldaten für einen Zeitraum von einem Monat: Bank BIC, technische Schritte (z.B. Authentifizierung, File gesendet, File abgeholt, Logout) sowie Datum und Uhrzeit.

3. Rechtsgrundlage und Zweck

Die Rechtsgrundlage für die Erhebung und Verwendung der in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen Personendaten hängt von den erhobenen Personendaten und den spezifischen Zwecken ab, für die sie erhoben werden.

Vertrag: Zur Erfüllung vertraglicher Verpflichtungen oder zur Durchführung von Massnahmen im Zusammenhang mit einem Vertrag mit dem Benutzer. Insbesondere:

• Zur Bereitstellung der Dienste und Verwaltung des Benutzerkontos.
• Um Personal einzustellen.

Einwilligung: Kontera kann sich auf die freiwillige Zustimmung des Benutzers zum Zeitpunkt der Bereitstellung seiner Personendaten stützen. Im Besonderen:

• Um den Benutzern Neuigkeiten, Sonderangebote, Newsletter und allgemeine Informationen über die von Kontera angebotenen Waren und Dienstleistungen zukommen zu lassen (erfordert ausdrückliche Zustimmung).
• Um für die Dienstleistungen von Kontera zu werben.

Berechtigte Interessen: Kontera kann sich auf berechtigte Interessen an der Datenbearbeitung berufen, d.h. insbesondere um die beschriebenen Zwecke und damit verbundene Ziele zu verfolgen und entsprechende Massnahmen durchzuführen. Im Besonderen:

• Zur Pflege und Verbesserung der Webseite und der Dienste.
• Entwicklung neuer Dienstleistungen.

Rechtliche Verpflichtung: Einhaltung von Vorschriften und Verpflichtungen. Im Besonderen:

• Einhaltung der geltenden Vorschriften und Gesetze.

4. Aufbewahrung von Personendaten

Kontera bewahrt Personendaten so lange auf, wie sie für die Zwecke, für die sie erhoben wurden, erforderlich sind oder wie es die gesetzlichen und behördlichen Vorschriften oder vertragliche Vereinbarungen vorsehen.

5. Dienstleister

Kontera kann Drittunternehmen (“Dienstleister”) beauftragen, um den Betrieb und Durchführung der Angebote zu erleichtern, bei der Analyse der Nutzung der Webseite behilflich zu sein oder Dienstleistungen im Zusammenhang mit dem Angebot zu erbringen, wie z. B. die Bezahlung und die Bereitstellung von IT-Infrastrukturdienstleistungen. Diese Dritten haben nur insoweit Zugang zu den Personendaten des Benutzers, als dies für die Erfüllung dieser Aufgaben im Namen von Kontera erforderlich ist. Art(en) von Dienstleistern, die Zugang zu Ihren Personendaten haben könnten:

• Anbieter von Marketing, sozialen Medien und Postversand.
• Banken und Finanzdienstleister.
• Anbieter funktionaler Dienste, wie E-Mail- und Cloud-Dienstleister.
• Überwachungs-, Analyse- und Verfolgungswerkzeuge.
• Werkzeuge für die optische Zeichenerkennung: Dienstleister werden vertraglich zur Einhaltung der aktuell geltenden Datenschutzgesetzgebung sowie zur Geheimhaltung und Vertraulichkeit verpflichtet. Sie dürfen die Daten nur zu vorbestimmten, also nicht zu eigenen Zwecken bearbeiten.

6. Datenübertragungen

Applikation

Kontera speichert die Daten der Applikation primär auf einem Server-Standort in der Schweiz und bearbeitet Personendaten primär in der Schweiz. Da Kontera mit den in Ziffer 5 hiervor aufgeführten Dienstleistern zusammenarbeitet, welche ihren Sitz im In- und Ausland haben, muss mit der Übermittlung Ihrer Personendaten in folgende Länder gerechnet werden:

• In der Schweiz (primäre Datenspeicherung).
• In der EU und dem EWR (Datenverarbeitung).
• In den USA (einzelne Dienstleister).

Webseite

Die Webseite wird in den USA gehostet. Analytics-Dienste ohne Erhebung persönlicher Daten werden in der EU betrieben. Support-Funktionen können Daten in die USA übermitteln. Kontera und/oder die Dienstleister können die Personendaten des Benutzers übertragen und bearbeiten:

• In der EU und dem EWR.
• In den USA.

Eine Weitergabe von Personendaten an Empfänger im Ausland erfolgt nur, wenn diese angemessenen Datenschutzgesetzen unterliegen. Sofern Daten an einen Dienstleister in ein Land ohne angemessenen Datenschutz übermittelt werden, wird durch vertragliche Garantien ein angemessener Datenschutz sichergestellt oder ausnahmsweise auf Ihre Einwilligung abgestützt. Dazu verwenden wir i.d.R. die von der Europäischen Kommission und dem schweizerischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) ausgestellten oder anerkannten Standardvertragsklauseln, soweit der Empfänger nicht bereits einem gesetzlich anerkannten Regelwerk zur Sicherstellung des Datenschutzes unterliegt und wir uns nicht auf eine Ausnahmebestimmung stützen können. Eine Ausnahme kann namentlich bei Rechtsverfahren im Ausland gelten, aber auch in Fällen überwiegender öffentlicher Interessen oder wenn eine Vertragsabwicklung eine solche Bekanntgabe erfordert, wenn Sie eingewilligt haben oder wenn es sich um von Ihnen allgemein zugänglich gemachte Daten handelt, deren Bearbeitung Sie nicht widersprochen haben. Wenden Sie sich an uns, wenn Sie eine Kopie dieser Standardvertragsklauseln wünschen.

Die Weitergabe von Personendaten an Dienstleister kann gestützt auf ein berechtigtes Interesse, zur Vertragsanbahnung und/oder -durchführung oder auf Grund einer gesetzlichen Grundlage erfolgen. Falls notwendig, wird dazu eine Einwilligung eingeholt.

Zusätzliche Weitergabe von Personendaten

Kontera kann zusätzlich die persönlichen Daten der Benutzer weitergeben, wenn Kontera in gutem Glauben davon ausgeht, dass eine solche Massnahme notwendig ist:

• Um einer gesetzlichen Verpflichtung nachzukommen (d.h. wenn dies gesetzlich vorgeschrieben ist oder als Antwort auf berechtigte Anfragen von Behörden, wie z. B. einem Gericht oder einer Regierungsbehörde).
• Um die Sicherheit der Webseite zu schützen und die Rechte oder das Eigentum von Kontera zu verteidigen.
• Um mögliches Fehlverhalten im Zusammenhang mit Kontera zu verhindern oder zu untersuchen.
• Um Kontera gegen rechtliche Haftung zu verteidigen.

Zudem kann eine Weitergabe an weitere Gesellschaften der Gruppe Mobiliar gemäss Ziffer 10 hiernach erfolgen.

7. Datensicherheit

Kontera ergreift angemessene technische und organisatorische Sicherheitsmassnahmen, die geeignet sind, die gespeicherten Daten der Benutzer vor Manipulationen, Verlust oder unberechtigtem Zugriff Dritter zu schützen. Die Sicherheitsmassnahmen von Kontera werden laufend der technischen Entwicklung angepasst.

Kontera nimmt den Datenschutz auch unternehmensintern ernst. Die Mitarbeiter und Dienstleister von Kontera sind zur Verschwiegenheit und zur Einhaltung der geltenden Datenschutzgesetze verpflichtet. Ausserdem erhalten sie nur insoweit Zugang zu Personendaten, als dies für die Erfüllung ihrer jeweiligen Aufgaben oder ihres Auftrags erforderlich ist.

Die Sicherheit der Personendaten der Benutzer ist für Kontera sehr wichtig, aber es ist zu bedenken, dass keine Methode der Übertragung über das Internet oder der elektronischen Speicherung 100% sicher ist. Kontera bemüht sich zwar, die Personendaten der Benutzer mit wirtschaftlich vertretbaren Mitteln zu schützen, kann aber keine absolute Sicherheit garantieren. Kontera empfiehlt die Verwendung von Antiviren-Software, Firewall und ähnlicher Software, um Ihr System zu schützen.

8. Rechte der Benutzer

Die Benutzer haben die folgenden Datenschutzrechte: Um diese Rechte auszuüben, können sich die Benutzer an die oben genannte Adresse wenden bzw. per E-Mail an: support@kontera.ch. Bitte beachten Sie, dass Kontera die Benutzer auffordern kann, ihre Identität zu belegen.

• Recht auf Zugang und Auskunft: Die Benutzer haben das Recht, eine Kopie ihrer Personendaten anzufordern, die ihr von Kontera in elektronischer Form zur Verfügung gestellt wird.
• Recht auf Berichtigung: Die Benutzer haben das Recht, Kontera um die Berichtigung ihrer Daten zu bitten, wenn sie der Meinung sind, dass Kontera falsche oder unvollständige Informationen über sie enthält.
• Recht die Einwilligung zu widerrufen: Die Benutzer haben das Recht, ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen, ohne dass die Rechtmässigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Bearbeitung berührt wird. Der Widerruf kann schriftlich an die eingangs erwähnte Adresse von Kontera gerichtet werden. Einige der Dienste und Funktionen werden dem Benutzer danach jedoch nicht mehr offenstehen. Um keine E-Mails von Kontera mehr zu erhalten, klicken Sie bitte auf den Link “Abmelden” in der erhaltenen E-Mail oder wenden Sie sich an Kontera per support@kontera.ch.
• Recht auf Löschung und Einschränkung: Die Benutzer haben das Recht, von Kontera die Löschung ihrer Personendaten oder die Einschränkung der Bearbeitung zu verlangen, wenn diese für die Vertragsdurchführung nicht zwingend notwendig ist, nicht aufgrund einer gesetzlichen Grundlage (z.B. Aufbewahrungspflicht) oder ohne Vorliegen eines berechtigten Interessens von Kontera bearbeitet werden.
• Recht auf Datenübertragung: Die Benutzer haben das Recht zu verlangen, dass Kontera ihre Personendaten in einem Standardformat wie Excel an einen anderen für die Datenbearbeitung Verantwortlichen übermittelt.
• Recht auf Widerspruch gegen die Bearbeitung: Wenn die Rechtsgrundlage für die Bearbeitung der Personendaten des Benutzers das berechtigte Interesse von Kontera ist, hat der Benutzer das Recht, aus Gründen, die sich auf seine besondere Situation beziehen, Widerspruch gegen diese Bearbeitung einzulegen. Kontera wird dem Wunsch des Benutzers nachkommen, es sei denn, Kontera hat eine zwingende Rechtsgrundlage für die Bearbeitung, die die Interessen des Benutzers überwiegt (z.B. Aufbewahrungspflicht), oder Kontera muss die Personendaten zur Ausübung oder Verteidigung eines Rechtsanspruchs weiterbearbeiten.
• Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde: Die Benutzer haben das Recht, sich an die zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde zu wenden, wenn sie der Meinung sind, dass die Bearbeitung ihrer Personendaten gegen das Datenschutzrecht verstösst. Die zuständige Datenschutzbehörde in der Schweiz ist der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte (aktuell: Feldeggweg 1, 3003 Bern, Schweiz).

9. Links zu Anwendungen und Webseiten Dritter

Die Webseite https://kontera.ch kann Links zu Webseiten oder Applikationen enthalten, die nicht von Kontera betrieben werden. Wenn der Benutzer auf einen Link eines Dritten klickt, wird er auf die Webseite oder Applikation dieses Dritten weitergeleitet. Bitte beachten Sie, dass sich diese Datenschutzerklärung nicht auf derartige Links zu Webseiten oder Applikationen von Dritten erstreckt. Beachten Sie dort die Datenschutzerklärung des Dritten. Kontera hat keine Kontrolle über den Inhalt, die Datenschutzerklärungen oder die Praktiken von Webseiten oder Dienstleistungen Dritter und übernimmt keine Verantwortung dafür.

10. Datenaustausch innerhalb der Gruppe Mobiliar

Die Daten des Kunden können an die Muttergesellschaft von Kontera sowie verbundene Gesellschaften (nachfolgend gemeinsam “Mobiliar”) gemäss vorliegender Ziffer weitergegeben werden. Dazu gehören:

• Versicherungsgesellschaften der Gruppe Mobiliar¹
• weitere zur Gruppe Mobiliar gehörende Gesellschaften²

¹ Zu den Versicherungsgesellschaften der Gruppe Mobiliar gehören: Schweizerische Mobiliar Versicherungsgesellschaft AG, Schweizerische Mobiliar Lebensversicherungsgesellschaft AG, Protekta Rechtsschutz-Versicherung AG und SC, SwissCaution SA.

² Weitere zur Gruppe Mobiliar gehörende Gesellschaften finden sich unter: https://www.mobiliar.ch/die-mobiliar/ueber-uns/unternehmen-der-gruppe-mobiliar

Der Datenaustausch zwischen Kontera und der Mobiliar ermöglicht insbesondere eine noch stärkere Nutzung vorhandener Synergien mit der Muttergesellschaft. Es werden in keinem Falle besonders schützenswerte Personendaten weitergegeben.

Die Mobiliar ist verpflichtet, sämtliche ihr bekannt werdenden Daten ausschliesslich im Rahmen der Datenschutzgesetzgebung zu bearbeiten und die datenschutzrechtlichen Sicherheitsvorschriften zu erfüllen. Die Mobiliar ist zur Geheimhaltung der ihr bekannt werdenden Daten verpflichtet.

Kontera und die Mobiliar sind berechtigt, Daten gemäss nachfolgender Übersicht zu bearbeiten, respektive zu nachfolgenden Zwecken weiterzugeben:

• Kundenstamm-Abgleich: Die Kundenstammdaten werden zu statistischen Zwecken abgeglichen. Mit dem Abgleich wird analysiert, wie viele gemeinsame Kunden bestehen, wie sich dieser Anteil im Zeitverlauf entwickelt und wie sich die gemeinsamen Kunden geografisch verteilen.
• Marktsegment-Analyse: Daten können zum Zweck der Marktsegment-Analyse bearbeitet werden. Hauptzweck der Marktsegmentierung ist, Unterschiede zwischen den Kunden aufzudecken, um daraus Schlussfolgerungen für segmentspezifische Marketingprogramme zu ziehen (Kundenstrukturanalyse).
• Informationsaustausch: Daten können zum Zweck des Informationsaustauschs zwischen Kontera und der Mobiliar bearbeitet werden. Hauptzweck ist dabei, die Produkte und Dienstleistungen für den Kunden ständig verbessern zu können, um die Benutzung und den gewünschten Zugang zu den Applikationen, Produkten und Informationen zu managen, um das geschäftliche Verhältnis zu den Kunden zu pflegen, um die Leistungsfähigkeit der Angebote zu überwachen und zu verbessern.
• Marketing- und Analysezwecke: Ein Datenaustausch kann stattfinden, um den Kunden Angebote, Informationen oder Marketingmaterial über Produkte oder Dienstleistungen zukommen zu lassen, von welchen gestützt auf die Daten angenommen werden kann, sie könnten für den Kunden von Interesse sein.

11. Cookies

Cookies sind Dateien mit einer kleinen Menge an Daten, die üblicherweise als anonymer Identifikator verwendet werden. Sie werden von der besuchten Webseite an den Browser des Benutzers gesendet und auf der Festplatte des Computers gespeichert.

Die Webseite von Kontera verwendet diese Cookies, um Informationen zu sammeln und die Webseite zu verbessern. Der Benutzer hat die Möglichkeit, diese Cookies zu akzeptieren oder abzulehnen und zu erfahren, wenn ein Cookie an seinen Computer gesendet wird. Wenn der Benutzer die Cookies ablehnt, kann er einige Seiten oder Funktionen der Webseite nicht nutzen. Die genauen Einzelheiten über die Verwendung von Cookies durch Kontera können Benutzer in der Cookie-Policy nachlesen, die hier verfügbar ist: https://kontera.ch/legal/docs/cookies/

12. Änderungen an dieser Datenschutzerklärung

Kontera kann diese Datenschutzerklärung von Zeit zu Zeit aktualisieren. Kontera bittet Sie daher, diese Datenschutzerklärung regelmässig auf Änderungen zu überprüfen. Änderungen an dieser Datenschutzerklärung treten in Kraft, wenn sie auf dieser Seite veröffentlicht werden.

13. Kontakt

Wenn Sie Fragen zu dieser Datenschutzerklärung oder zum Datenschutz in Zusammenhang mit der Verwendung der Website haben, zögern Sie nicht, sich mit uns in Verbindung zu setzen:

Kontera GmbH Niederlenzer Kirchweg 3 5600 Lenzburg Schweiz

support@kontera.ch

Version vom 22. Januar 2026